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Digitaler Mandanten-Assistent für Steuerkanzleien
Der digitale Mandanten-Assistent sammelt Informationen und Dokumente strukturiert ein, erinnert automatisch an fehlende Unterlagen und bereitet jeden Vorgang für Ihre Kanzlei vor.
Konzipiert für den Kanzleialltag: klare Abläufe für Ihre Mandanten, nachvollziehbare Status für Ihr Team, und die fachliche Entscheidung bleibt vollständig bei Ihnen.
Anfrage gestartet
Der Mandant wählt sein Anliegen.
Positionierung
AutomateWerk ist keine allgemeine Automatisierungsagentur. Wir arbeiten an genau einem Abschnitt Ihres Kanzleialltags: der Zusammenarbeit zwischen Mandant und Kanzlei bei der Beschaffung von Informationen und Unterlagen. Diesen Abschnitt gestalten wir strukturiert, nachvollziehbar und für beide Seiten entlastend.
Anfragearten, Rückfragen und Checklisten orientieren sich an den Vorgängen, die in einer Steuerkanzlei tatsächlich anfallen.
Mandanten folgen einem geführten Ablauf im Browser – ohne zusätzliche Software und ohne technisches Vorwissen.
Jeder Vorgang zeigt, was vorliegt, was fehlt und was zuletzt passiert ist. Fachliche Entscheidungen treffen weiterhin Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Ausgangslage
Die fachliche Arbeit ist selten das Problem. Aufwändig wird es meist davor: beim Zusammentragen der Unterlagen.
Jeder Kanal hat ein eigenes Format, eine eigene Ablage und eine eigene Erinnerungslogik – zusammengeführt wird am Ende von Hand.
Nachfassen kostet Zeit, ist schwer zu dokumentieren und geht bei hoher Auslastung leicht unter.
Stammdaten, Zuständigkeiten und benötigte Unterlagen werden in mehreren Schritten erfragt und übertragen.
Der Stand eines Vorgangs liegt oft in einzelnen Postfächern statt an einer gemeinsamen Stelle.
Jede Statusfrage unterbricht die Bearbeitung und bindet zusätzlich Zeit im Team.
Keine dieser Situationen ist ungewöhnlich. Sie entstehen dort, wo Informationen unstrukturiert eintreffen.
Die Lösung
Der Assistent lässt sich künftig in die Website Ihrer Kanzlei einbinden. Mandanten starten dort ihr Anliegen, werden durch die relevanten Fragen geführt und erhalten eine persönliche Liste der benötigten Unterlagen. Ihre Kanzlei erhält den Vorgang strukturiert – statt in Einzelteilen über mehrere Kanäle.
So funktioniert es
Der Ablauf ist für Mandanten selbsterklärend und für Ihre Kanzlei jederzeit nachvollziehbar.
Über die Website Ihrer Kanzlei wählt der Mandant sein Anliegen aus und beantwortet die dazu passenden Fragen.
Aus den Antworten entsteht eine persönliche Liste der Unterlagen, die für diesen Vorgang benötigt werden.
Offene Positionen werden erkannt; der Mandant erhält freundliche Erinnerungen, die Ihre Kanzlei anpassen oder pausieren kann.
Antworten und Dokumente liegen strukturiert und einheitlich benannt vor – bereit für die fachliche Bearbeitung.
Funktionen
Die folgenden Funktionen beschreiben das Produktkonzept. Sie sind auf dieser Website als Darstellung abgebildet und nicht als nutzbare Anwendung.
Jede Anfrageart hat einen eigenen, klar definierten Ablauf.
Abhängig von der gewählten Anfrageart werden nur die Fragen gestellt, die für diesen Vorgang relevant sind.
Aus den Antworten entsteht eine Liste der benötigten Unterlagen mit klaren Status.
Status je Position
KI kann beim Sortieren unterstützen. Die Ergebnisse sind Vorschläge und ersetzen keine Prüfung.
Jede KI-Ausgabe ist ein Vorschlag. Unklare Fälle werden gekennzeichnet und müssen manuell geprüft werden.
Offene Positionen werden freundlich und in einem festgelegten Rhythmus in Erinnerung gerufen.
Alle Vorgänge an einer Stelle – nach Status sortiert statt über Postfächer verteilt.
Nutzen
Wir versprechen keine Prozentwerte. Die folgenden Punkte beschreiben, worauf das Konzept ausgelegt ist.
Erinnerungen an offene Unterlagen laufen strukturiert statt einzeln per E-Mail und Telefon.
Der Vorgang zeigt von Beginn an, welche Nachweise zu diesem Anliegen gehören.
Jede Anfrageart folgt demselben Weg – unabhängig davon, wer sie annimmt.
Angaben werden strukturiert erfasst statt aus Nachrichten zusammengesucht.
Mandanten wissen jederzeit, was von ihnen benötigt wird und was bereits vorliegt.
Der Stand eines Vorgangs ist im Team sichtbar, ohne dass jemand nachfragen muss.
Administrative Schritte binden weniger Kapazität – die frei wird für fachliche Arbeit.
Weniger Rückfragen. Vollständige Unterlagen. Mehr Zeit für Beratung.
Demo anfragenSicherheit, Datenschutz & verantwortungsvolle KI
Der folgende Abschnitt beschreibt den geplanten technischen und organisatorischen Ansatz. Er beschreibt eine Absicht, keinen geprüften oder zertifizierten Zustand.
Pakete
Die Pakete beschreiben den geplanten Leistungsumfang. Der konkrete Zuschnitt wird im Gespräch festgelegt.
Für kleinere Kanzleien
Der geführte Mandantenprozess mit Checkliste und Upload-Konzept.
Auf Anfrage
Für wachsende Kanzleien
Zusätzlich Erinnerungen, Kanzleiübersicht und KI-gestützte Dokumenterkennung.
Auf Anfrage
Für größere Kanzleien
Individuelle Abläufe, mehrere Standorte und eigene Sicherheitsanforderungen.
Auf Anfrage
Über uns
AutomateWerk entwickelt Abläufe für die Zusammenarbeit zwischen Steuerkanzleien und ihren Mandanten. Statt allgemeiner Automatisierung arbeiten wir an einem klar umrissenen Ausschnitt: dem strukturierten Erheben von Informationen und Unterlagen und deren Aufbereitung für die Kanzlei.
Von AutomateWerk zu ergänzen. Angaben zu Team, Gründung, Standort und Referenzen sind bewusst nicht enthalten. Sie werden ergänzt, sobald sie belastbar sind.
Wir betrachten den Ablauf aus Sicht der Kanzlei und aus Sicht des Mandanten.
Wiederkehrende Schritte werden systematisch abgebildet statt einzeln erledigt.
Der Weg für Mandanten bleibt einfach, verständlich und nachvollziehbar.
KI unterstützt beim Ordnen und Prüfen – entschieden wird in der Kanzlei.
Wir arbeiten ausschließlich für den Kontext deutscher Steuerkanzleien.
FAQ
Antworten auf die Fragen, die uns im Gespräch mit Kanzleien am häufigsten begegnen.
Nein. Der Assistent erhebt Informationen und Unterlagen und bereitet sie strukturiert auf. Er gibt keine steuerliche Beratung und trifft keine fachlichen Entscheidungen. Jede Beratungsleistung erfolgt durch Ihre Kanzlei.
Vorgesehen sind unter anderem: neuer Mandant, Einkommensteuererklärung, Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss, Einstellung eines Mitarbeiters, Änderung bei bestehenden Mitarbeitern sowie eine allgemeine Anfrage. Weitere Anfragearten lassen sich ergänzen.
Das Konzept sieht keinen klassischen Registrierungsprozess vor. Mandanten erhalten einen persönlichen, zeitlich begrenzten Link zu ihrem Vorgang. Die endgültige Ausgestaltung wird gemeinsam mit der Kanzlei und im Rahmen der datenschutzrechtlichen Prüfung festgelegt.
Ja. Erinnerungen sind als steuerbare Funktion vorgesehen: Ihre Kanzlei kann Zeitpunkte und Tonalität anpassen und Erinnerungen je Vorgang pausieren oder deaktivieren.
Vorgesehen sind eine verschlüsselte Übertragung, eine gesicherte Ablage, getrennte Datenbereiche je Kanzlei, Rollen und Zugriffsrechte, die Protokollierung wichtiger Aktionen sowie konfigurierbare Löschfristen. Vertrauliche Dokumente sollen nicht als gewöhnlicher E-Mail-Anhang versendet werden.
Nein. Eine DATEV-Integration besteht heute nicht. Sie kann zu einem späteren Zeitpunkt geprüft werden; die Architektur kann so angelegt werden, dass künftige Schnittstellen möglich sind. Eine Prüfung oder Freigabe durch DATEV besteht nicht.
Ja. Anfragearten, Rückfragen und Checklisten sind als anpassbare Bestandteile vorgesehen, damit sie zu den Abläufen Ihrer Kanzlei passen.
KI kann Dokumentarten und Steuerjahre erkennen, Namen und Zeiträume auslesen, Dubletten erkennen sowie mögliche fehlende Seiten oder unpassende Dokumente markieren. Alle Ergebnisse sind Vorschläge. Unklare Fälle werden gekennzeichnet und in der Kanzlei geprüft.
Die endgültige technische Umsetzung, die Datenschutzdokumentation einschließlich Auftragsverarbeitung und Löschkonzept sowie die berufsrechtlichen Anforderungen müssen von qualifizierten deutschen Datenschutz- und Berufsrechtsexperten geprüft und freigegeben werden.
Diese Website ist vollständig zweisprachig. Auch der Mandanten-Assistent ist zweisprachig vorgesehen, damit Kanzleien internationale Mandanten in derselben Struktur betreuen können.
Demo & Kontakt
Wir zeigen Ihnen den geführten Mandantenprozess anhand einer konkreten Anfrageart Ihrer Wahl und besprechen, wie er zu Ihren Abläufen passt.